Interne Organisation

Den Vorsitz der Verwaltungsratssitzungen führt die Präsidentin, bei deren Abwesenheit der Vizepräsident. Der Verwaltungsrat kann aus seiner Mitte die nach seinem Ermessen erforderlichen Ausschüsse einsetzen. Seit Anfang 2003 bestehen ein Prüf- und Risikoausschuss sowie ein Vergütungsausschuss (dessen Mitglieder werden von der Generalversammlung gewählt). Seit Mai 2020 besteht zudem ein Ausschuss Digitale Transformation. Nominationsfunktionen werden vom Gesamtverwaltungsrat wahrgenommen, wobei zur Vorbereitung der Geschäfte jeweils ad hoc eine Findungskommission eingesetzt wird. Neue Verwaltungsratsmitglieder werden nach einem detailliert formulierten Anforderungsprofil ausgewählt. Fachliche Kompetenz, Unabhängigkeit der einzelnen Mitglieder und Diversität im Gremium bezüglich Geschlechts, Alter, Herkunft und persönlicher Erfahrung sind grundlegende Anforderungen. Im Weiteren werden unter anderem strategisches Verständnis und Urteilsvermögen, Fachwissen im Bankgeschäft (Kreditgeschäft / Private Banking / Asset Management), wirtschaftliches und unternehmerisches Denken und Handeln, betriebs- und volkswirtschaftliche Kenntnisse sowie Affinität bezüglich der digitalen Transformation vorausgesetzt.

Die Rolle des Verwaltungsrats beim Management der Nachhaltigkeitsthemen wird im Nachhaltigkeitsbericht erläutert (Nachhaltigkeitsbericht > Management der Nachhaltigkeit).

Der Prüf- und Risikoausschuss besteht aus zwei bis vier Mitgliedern und tagt mindestens viermal pro Jahr. Er hat unter anderem folgende wesentliche Aufgaben und Kompetenzen:

• Definition der Risikopolitik und Beurteilung der Gesamtrisikolage der BEKB-Gruppe
• Erörterung des Rahmenkonzepts für das institutsweite Risikomanagement und Unterbreitung der entsprechenden Empfehlungen an den Verwaltungsrat
• Beurteilung des Rahmenkonzepts für das bankweite Risikomanagement und Veranlassung der notwendigen Anpassungen mindestens einmal pro Jahr
• Würdigung der Kapital- und Liquiditätsplanung sowie Mittelfristplanung und diesbezügliche Berichterstattung an den Verwaltungsrat
• Kontrolle, ob die BEKB-Gruppe ein geeignetes Risikomanagement mit wirksamen Prozessen unterhält, das seiner jeweiligen Risikolage gerecht wird
• Überwachung der Umsetzung der Risikostrategien, insbesondere im Hinblick auf deren Übereinstimmung mit der vorgegebenen Risikotoleranz und den Risikolimiten gemäss Rahmenkonzept für das institutsweite Risikomanagement der BEKB-Gruppe
• Überwachung und Beurteilung der finanziellen und nichtfinanziellen Berichterstattung und der Integrität der Finanzabschlüsse
• Ausgestaltung und Überwachung des internen Kontrollsystems
• Überwachung und Beurteilung der Wirksamkeit der internen Kontrolle
• Überwachung und Beurteilung der Risikokontrolle und der Compliance-Funktion und Würdigung der Berichterstattungen des Kreditmanagements sowie Empfehlungen an den Verwaltungsrat
• Überwachung und Beurteilung der internen Revision sowie Erörterung der Berichterstattung
• Erörterung der Berichterstattung der externen Revisionsstelle/Prüfgesellschaft, Beurteilung von Leistung und Honorierung der externen Revisionsstelle/Prüfgesellschaft sowie von deren Unabhängigkeit

Die Aufgaben und Kompetenzen des Prüf- und Risikoausschusses sind im Reglement für den Prüf- und Risikoausschuss des Verwaltungsrats präzisiert (Anhang 2.1 des Organisations- und Geschäftsreglements).

Der Ausschuss Digitale Transformation besteht aus zwei bis vier Mitgliedern und tagt jährlich mindestens zweimal. Er hat unter anderem folgende wesentliche Aufgaben und Kompetenzen:

• Diskutieren und Begleiten der strategischen Steuerung und Fortschrittskontrolle der digitalen Business-Transformation auf den Ebenen Geschäftsentwicklung, Geschäftsprozessentwicklung und Organisationsentwicklung der IT (und der aity)
• Diskutieren und Begleiten der Projekte und Vorhaben zur digitalen Business-Transformation
• Diskutieren und Begleiten des IT-Innovationsprozesses sowie Beurteilen der strategischen Stossrichtungen mit Fokus auf die Effizienzsteigerung
• Diskutieren von neuen und alternativen Technologien (z.B. AI, Cloud Computing, Data Driven Banking)
• Beurteilung der Geschäftsplanung mit Bezug zur digitalen Business-Transformation
• Beurteilung der IT-Planung inkl. IT-Governance und IT-Sicherheit
• Diskutieren und Begleiten der Zusammenarbeit mit Dritten, die von strategischer Bedeutung sind und die digitale Business-Transformation und/oder die IT betreffen
• Diskutieren und Begleiten der Beteiligungsstrategie der aity

Die Aufgaben und Kompetenzen des Ausschusses Digitale Transformation sind im Reglement für den Ausschuss Digitale Transformation (vgl. Anhang 2.3 des Organisations- und Geschäftsreglements) präzisiert.

Der Vergütungsausschuss besteht aus zwei bis vier Mitgliedern und trifft sich mindestens zweimal pro Jahr. Die Zuständigkeiten und das Festsetzungsverfahren für die Vergütungen sind im Vergütungsbericht > Zuständigkeiten und Festsetzungsverfahren offengelegt. Die Aufgaben und Kompetenzen des Vergütungsausschusses sind in den Statuten geregelt und im Reglement für den Vergütungsausschuss des Verwaltungsrats präzisiert.

Der Prüf- und Risikoausschuss, der Ausschuss Digitale Transformation und der Vergütungsausschuss informieren den Verwaltungsrat über ihre Tätigkeiten.

Die Arbeitsweise des Verwaltungsrats und seiner Ausschüsse orientiert sich an folgenden Bestimmungen: Der Verwaltungsrat tagt, wann immer es die Geschäfte erfordern, mindestens jedoch viermal jährlich. Im Jahr 2024 fanden insgesamt sieben Sitzungen statt, wobei eine Sitzung als Strategieworkshop ausgestaltet war. Die Rate der Teilnahme der Verwaltungsratsmitglieder an den Sitzungen betrug 100 Prozent. Die Traktanden der Ausschusssitzungen werden durch ihre jeweiligen Vorsitzenden festgelegt. Der Prüf- und Risikoausschuss tagte im Geschäftsjahr 2024 siebenmal, der Ausschuss Digitale Transformation neunmal und der Vergütungsausschuss viermal. Die Sitzungen des Verwaltungsrats dauerten zwischen drei und zehn Stunden. Die Sitzungen des Prüf- und Risikoausschusses, des Ausschusses Digitale Transformation und des Vergütungsausschusses beliefen sich auf eine Dauer zwischen einer Stunde und vier Stunden. Der Verwaltungsrat und die Ausschüsse sind beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. Der Verwaltungsrat und die Ausschüsse fassen ihre Beschlüsse und vollziehen Wahlen mit der einfachen Mehrheit der anwesenden Mitglieder. Bei Stimmengleichheit hat die oder der Vorsitzende den Stichentscheid. Zu den Sitzungen können Mitglieder der Geschäftsleitung, leitende Angestellte, Vertreter der internen Revision und der externen Revisionsstelle/Prüfgesellschaft sowie andere Fachleute beigezogen werden.

Dem Verwaltungsrat obliegt die oberste Leitung der Bank und der BEKB-Gruppe. Neben den in Art. 18 der Statuten erwähnten Befugnissen hat der Verwaltungsrat insbesondere folgende Aufgaben:

Geschäftspolitik und Strategie

• Genehmigung der Vision und der Strategie (inkl. Gesamtstrategie zum Thema Nachhaltigkeit) der Bank und der BEKB-Gruppe
• Genehmigung der Geschäfts- und Kreditpolitik der Bank
• Erwerb und Veräusserung strategischer Beteiligungen der BEKB-Gruppe
• Erwerb und Veräusserung der übrigen Beteiligungen der BEKB-Gruppe, sofern im Rahmen gemäss Anhang 1 «Kompetenzen»
• Genehmigung von Geschäften, die für die BEKB-Gruppe von grosser Bedeutung sind oder in der Öffentlichkeit zu erheblichen Kontroversen führen könnten
• Eröffnung und Schliessung von Niederlassungen der Bank
• Genehmigung der Strategien für den Umgang mit der IKT der BEKB-Gruppe
• Genehmigung der Eigentümerstrategien BEKB betreffend strategischer Beteiligungen sowie deren Unternehmensstrategie

Finanzplan, Investition und finanzielle Berichterstattung

• Genehmigung der Kapital- und Liquiditätsplanung der Bank
• Genehmigung der Mittelfristplanung der BEKB-Gruppe
• Genehmigung des jährlichen Budgets der BEKB-Gruppe
• Finanzberichterstattung: Genehmigung der Halbjahresrechnung der BEKB-Gruppe sowie Genehmigung bzw. Verabschiedung der Jahresrechnung, des Lageberichts sowie einer allfälligen Konzernrechnung der BEKB-Gruppe zuhanden der Generalversammlung
• Genehmigung bzw. Verabschiedung des Berichts über nichtfinanzielle Belange nach Art. 964c OR zuhanden der Generalversammlung
• Genehmigung von Zinsbandbreiten für variable erste Hypotheken im allgemeinen Wohnungsbau sowie von Zinsbandbreiten für Spareinlagen
• Festlegung von Länderplafonds gemäss Art. 32 Abs. 4 Organisations- und Geschäftsreglement und von Bestandeslimiten für den Anlagebestand, Branchen- sowie von Gegenparteienlimiten für die Partner (Banken, Broker oder Kunden)

Überwachung, Riskmanagement und Revision

• Genehmigung des Rahmenkonzepts der Risikopolitik der BEKB-Gruppe, Erlass der Ausführungsreglemente zur Risikopolitik sowie jährliche Überprüfung und Festlegung der entsprechenden Limiten und Risikotoleranzen
• Festlegung der Befugnisse und Pflichten der Internen Revision
• Behandlung der Berichte der Internen Revision und der Externen Prüfgesellschaft
• Behandlung der Berichte der Geschäftsleitung gemäss Art. 21 des Organisations- und Geschäftsreglements

Personelles

• Ernennung und Abberufung der oder des CEO; der Mitglieder der Geschäftsleitung; der Leiterin oder des Leiters der Internen Revision; der Leiterin oder des Leiters Riskmanagement (CRO)
• Ernennung und Abberufung von Mitgliedern des Verwaltungsrats sowie Zustimmung zur Ernennung und Abberufung der oder des CEO der strategischen Beteiligungen über deren zuständige Organe
• Bewilligung von Mandaten und Nebenbeschäftigungen für die Mitglieder des Verwaltungsrats, der Geschäftsleitung und die Leiterin oder den Leiter der Internen Revision
• Ernennung und Abberufung von Arbeitgebervertretungen in den Vorsorgeeinrichtungen der BEKB-Gruppe
• Genehmigung der Entschädigungspolitik der BEKB-Gruppe
• Festlegung der Höhe der Vergütung der Mitglieder des Verwaltungsrats und seiner Präsidentin oder seines Präsidenten im Rahmen der von der Generalversammlung genehmigten Gesamtvergütung

Organisation

• Genehmigung einer angemessenen Aufbauorganisation der BEKB-Gruppe und der Bank sowie Erlass der für die Bank und die BEKB-Gruppe notwendigen Reglemente
• Genehmigung der Organisation der Geschäftsleitung bis auf die Stufe Departement der Bank
• Erteilung und Entzug der rechtsverbindlichen Zeichnungsberechtigung, sofern diese ins Handelsregister eingetragen werden muss
• Zustimmung zu den durch die strategischen Beteiligungen zu erlassenden Statuten sowie Organisations- und Geschäftsreglemente

Der Verwaltungsrat führt einmal im Jahr eine Selbstbeurteilung durch. Dieser Prozess wird intern in Form einer strukturierten schriftlichen Umfrage oder mit persönlichen bilateralen Gesprächen mit den einzelnen Verwaltungsratsmitgliedern durchgeführt. Aus der Selbstbeurteilung werden Massnahmen mit Terminen sowie Verantwortlichkeiten für deren Umsetzung abgeleitet. Die Erledigung der Pendenzen erfolgt durch Traktandierung der entsprechenden Themen im Rahmen der Arbeit des Verwaltungsrats.